Wie bereite ich mich vor?

Wir werden mit der Videokonferenzlösung zoom arbeiten. Sie können jederzeit selbst entscheiden, ob Sie mit aktivierter Webcam, aktiviertem Mikrofon, per Festnetztelefon (nur Audio) oder anonym teilnehmen möchten. Auch für die Teilnahme über Smartphone oder Tablet stehen kostenfreie Apps für Android und Apple-Geräte zur Verfügung. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie von Ihrem Rechner aus an einem zoom-Meeting teilnehmen können, können Sie über diesen Link die zoom-Funktionalitäten testen: https://zoom.us/test

In diesem Video des Zentrums für Bildung der EKHN erfahren Sie, wie sich zoom installieren können: https://youtu.be/G83cZf46A4k

Wir empfehlen Ihnen, die aktuelle zoom-Software (mind. Version 5.3) zu nutzen. Sie können zur Aktualisierung der Software die zoom-Homepage (https://zoom.us) besuchen und die aktuellste Version herunterladen und installieren. Alternativ können Sie, wenn Sie in der Software eingeloggt sind, mit einem Klick auf Ihr Profil nach einer aktuellen Version suchen lassen. Ist eine solche vorhanden, können Sie die Software automatisch aktualisieren.

Seit der zoom-Version 5.3. ist es möglich, Breakout-Räume zu erstellen, in denen sich die Teilnehmenden eigenständig bewegen können. Die Foren am Nachmittag finden in solchen Breakout-Räumen statt. Auch werden in den Pausen Breakout-Räume eingerichtet, um sich dort mit anderen Teilnehmenden und den Vortragenden auszutauschen.

Sofern Sie mindestens die Version 5.3 installiert haben und entsprechende Räume vorhanden sind, sehen Sie in der Menüleiste Ihrer zoom Software den Button “Breakout-Räume”:

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die angelegten Räume sehen und wer sich bereits darin befindet. Rechts neben den Raumnamen steht eine Zahl, die anzeigt, wie viele Personen sich bereits in diesem Raum befinden. Klicken Sie auf diese Zahl, erhalten Sie die Möglichkeit, besagtem Raum beizutreten.

In den Breakout-Räumen stehen Ihnen die gewohnten Zoom-Funktionen zur Verfügung. Mit einem Klick auf “Raum verlassen” kommen Sie zurück in die eigentliche Videokonferenz.

Idealerweise nehmen Sie am Social Talk von einem Computer oder Laptop mit aktuellem Browser aus teil und nicht von einem Smartphone oder Tablet. Für eine digitale Zusammenarbeit ist das Display eines Tablets oder Smartphones schlichtweg zu klein und das Veranstaltungs- und Kommunikationserlebnis ist reduziert.

Bitte verwenden Sie nach Möglichkeit eine kabelgebunde LAN-Lösung und kein W-Lan, um während der kompletten Tagung eine stabile Internetverbindung zu haben.

Die Qualität des Tons und des Bildes seitens der Teilnehmenden obliegt in deren Hand. Es ist für Sie und für alle anderen angenehmer, wenn die Audioqualität störungsfrei ist. Einfache USB-Headsets aus dem Fachmarkt reichen im Regelfall aus. Wenn Sie sich in der Mittagspause mit anderen Teilnehmenden und den Vortragenden austauschen möchten, empfehlen wir Ihnen nicht nur ein Headset mit einem guten Mikrofon, sondern auch eine Kamera, so dass sie sich gegenseitig sehen können.

Wir werden neben der Videokonferenzsoftware Zoom auch noch andere digitale Tools einbinden, die im Browser bearbeitet werden. Komfortabler ist es, wenn Sie die Möglichkeit haben, einen zweiten Monitor zu nutzen, über den die digitalen Tools angezeigt werden können. Ein Wechsel zwischen Browser und der Videokonferenz ist aber selbstverständlich auch möglich.

Wenngleich wir Ihnen ein paar Kleinigkeiten in die Tagungsbox eingepackt haben, bitten wir Sie für ausreichend Getränke, ein störungsfreies Umfeld und eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu sorgen. Selbstverständlich werden wir auch immer wieder Pausen machen, die Sie gerne für Bewegung und Auflockerung nutzen können.

Die Teilnahme am Teilnehmenden-Board ist freiwillig. Dazu müssen Sie lediglich auf das Plus-Zeichen an der unteren rechten Ecke des Boards drücken und die Informationen eingeben, die Sie mit den anderen Teilnehmenden teilen möchten: z. B. Ihren Name, Ihre Funktionsbezeichnung und gerne auch ein Foto. Wenn Sie Kontaktdaten, wie E-Mail, Webseite oder Telefonnummer eingeben, können andere Teilnehmende auf diesem Weg Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Der Eintrag ist freiwillig und Sie geben nur diese Informationen bekannt, die Sie auf der geschützten Seite veröffentlichen möchten. 

Während der Vorträge über Zoom haben sie jederzeit die Möglichkeit über die Chatfunktion schriftlich Fragen zu stellen. Insbesondere am Nachmittag haben Sie auch Gelegenheit zu Wort zu kommen. In den Breakoutsessions ist eine aktive Teilnahme ihrerseits ausdrücklich erwünscht.

Während der Nutzung des Dienstes gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters. zoom erklärt hier explizit, dass erhobene personenbezogene Daten weder verkauft noch für Werbezwecke verwendet werden. Sie haben bei der Teilnahme die Wahl, welche Informationen von Ihnen über die Konferenz veröffentlicht werden. Sie können:

• ohne Zoom-Account aktiv am Webinar durch die Nutzung der Software oder über den Browser teilnehmen,
• einen beliebigen Namen verwenden, wenn Sie nicht wünschen, dass Ihr Name als Metadatum gespeichert wird, 
• Ihre Webcam aktivieren oder deaktivieren sowie
• Ihr Mikrofon aktivieren oder deaktivieren.

Die Webinare werden alle aufgezeichnet und im Anschluss in verschiedenen sozialen Medien oder anderen Formen veröffentlicht. Mit der Aktivierung Ihres Mikrofons und Ihrer Webcam stimmen Sie der Veröffentlichung Ihrer Abbildung und Ihrer Beiträge zu.